Система электронного документооборота: что это значит для организации

Схема документооборотаЭлектронный документооборот — это делопроизводство с возможность автоматизации работы с электронными документами, которые заменяют бумажные носители. Общеупотребительное сокращение – ЭДО. Далее будут разобраны термины, используемые в этом определении.

Делопроизводством называют деятельность по организации любого документооборота на предприятии. Электронный документ (ЭД) — это документ, созданный с применением компьютерных программ. Он может быть заверен электронной подписью (ЭП) и храниться на компьютере или внешнем носителе. Наиболее часто файлы сохраняют в форматах текста, электронных таблиц или графических изображений.

Оглавление:

Документооборот – это процесс создания или приёма, а также обработки информации с её дальнейшим хранением или передачей. В этот же процесс входит контроль за правильным составлением документации и защита её конфиденциальности, если это необходимо.

Система электронного документооборота – это современная технология, благодаря которой значительно упрощены процессы подготовки документов и отчётов. Она включает в себя специальные программы и базы данных, электронную почту, внутреннюю сеть, доступ к интернету и другие компоненты, необходимые для работы компании.

Виды ЭДО


Электронный документооборот делится на виды в зависимости от деятельности, для которой он осуществляется. Наиболее распространённые виды ЭДО:

  • Преимущества документооборотапроизводственный;
  • управленческий;
  • архивный;
  • кадровый;
  • бухгалтерский;
  • складской;
  • защищённый;
  • технологический.

На этом деление документооборота по функциям не заканчивается. С появлением новых видов деятельности, возникают новые способы осуществления и названия документооборота.

Преимущества



 

ЭДО имеет неоспоримые преимущества перед документооборотом, связанным с использованием информации на бумажных носителях. Далее приведены основные достоинства электронного документооборота.

  • Недостатки документооборотаОптимизация рабочего времени. Сюда входит экономия времени на поиск нужных документов, поскольку любой из них легко найти по базе данных с помощью функции поиска. Для этого достаточно знать название файла или хотя бы несколько слов из содержания документа. Кроме того, существование специальных для электронного документооборота программ и баз данных позволяет проводить обработку и статистику документов практически без участия работника за максимально короткие сроки.
  • Высокая надёжность сохранения данных. Копирование готовых файлов на съёмные носители или возможность возвращения программы базы данных к более ранней версии, позволяет создавать так называемые резервные копии. Благодаря этому исключена потеря документа вследствие случайного удаления информации. Процедура сохранения резервных копий данных гораздо менее энергозатратна, чем копирование информации с бумажных носителей (ксерокопирование, переписывание).
  • Эргономичное использование пространства. Для хранения бумажных документов требуется много места. Для их полного уничтожения нужны специальные устройства (шредеры). Хранение электронных документов не требует какого-то физического пространства. Все они умещаются в памяти компьютера. Кроме того, их можно уменьшать в размерах при помощи архивирования, чтобы они не занимали слишком много места. Удаление также не требует каких-то специальных условий и производится мгновенно. Притом ошибочно удалённые файлы можно восстановить.
  • Общедоступность. К одному и тому же файлу могут иметь доступ сразу несколько людей одновременно. Кроме того, такая возможность делает систему прозрачной. Руководитель организации может быстро найти интересующий его файл и узнать, кем и когда он был создан или редактирован.
  • Сортировка. Система электронного документооборота позволяет найти сразу все файлы нужной категории. Это возможно благодаря специальным функциям сортировки и фильтров.
  • Удалённый доступ. Очень удобной является возможность работать с документами не только в непосредственном месте их нахождения, например, в архиве или офисе, но и в командировках или дома, находясь на больничном. А также это облегчает процесс передачи необходимых документов с одного рабочего места на другое. Их не нужно распечатывать, переписывать или ксерокопировать и пересылать почтой, достаточно отправить информацию в электронном виде.

Недостатки

Как осуществляется докуметооборотПо сравнению с неоспоримыми достоинствами, у СЭД очень мало минусов. К ним можно отнести необходимость перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид и переобучение сотрудников, если это требуется. На практике же это легко и быстро осуществить. К тому же, если организация только начинает свою деятельность и сразу выбирает систему электронного документооборота с соответствующей автоматизацией, недостатков у такого способа ведения делопроизводства вообще не наблюдается.

Задачи

Основными задачами, которые стоят перед ведением электронного документооборота, являются:

  • автоматизация документооборота;
  • соответствие системам менеджмента качества на международном уровне;
  • доступность информации всем работникам;
  • возможность отслеживания деятельности по конкретному документу и её анализ;
  • оптимизация процесса делопроизводства;
  • сокращение издержек на работу с бумажными носителями и их дальнейшую передачу к месту назначения.

Характеристики конкретной СЭД

Чтобы выбрать оптимальную систему, необходимо обратить внимание на следующие параметры.

  • Метод передачи дкументовОбъёмы хранения. Обычно хранение осуществляется в структурированном виде. К наиболее часто используемым данным доступ осуществляется быстрее. В это же время менее используемая информация архивируется, что позволяет на неё не отвлекаться.
  • Наличие специальных программ, позволяющих быстро подготавливать однотипные и стандартные документы.
  • Степень автоматизации документооборота, позволяющая усложнять или упрощать структуру организации.
  • Разделение документов на отдельные категории. Таким образом, можно контролировать, у кого из работников будет доступ к тем или иным документам и для кого он будет закрыт.
  • Возможность переведения уже существующего бумажного архива в электронный вид, а также интеграции с другими базами.
  • Подбор функций, удовлетворяющих текущим требованиям по обработке и хранению документации.
  • Возможность автоматической рассылки и движения документов по заданным алгоритмам.
  • Заданные сроки хранения, позволяющие документам уничтожаться по истечении конкретного периода.
  • Поддержка определённых форматов документа, как, например, строительных проектов или инженерных задач.
  • Возможность хранения документов в разных форматах, а также их конвертирование из одного в другой.
  • Наличие автоматизированной поисковой системы.
  • Поддержка ограничений по допуску, исключение несанкционированного просмотра и редактирования документа. Хранение информации в зашифрованном виде.
  • Возможность приведения документации к единообразному виду, соответствующему требованиям организации и государственным или международным стандартам.

Классификация

Каждая СЭД ориентирована на конкретную область. Благодаря такой ориентации все системы электронного документооборота можно условно разделить на несколько видов:

  • Схема документооборотаэлектронный архив (ЭА);
  • система электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF);
  • гибридные системы;
  • СЭД для совместного выполнения работы (collaboration);
  • СЭД с дополнительными сервисами.

Хотя каждая СЭД и имеет определённую ориентацию, тем не менее реальная система обычно совмещает несколько элементов из каждой категории. Далее будут приведены краткие характеристики каждого из видов.

Электронный архив

Такой вид СЭД удовлетворяет в первую очередь потребность в хранении информации и её поиске по базе данных. Системы обладают разной степенью сложности. Так, самые «продвинутые» из них способны искать нужный текст по смысловой составляющей или при нечёткой постановке задачи. Хранение информации осуществляется за счёт поддержки разных типов файлов или оборудования.

СЭД с развитыми средствами workflow

Система направлена на осуществление документооборота путём движения информации к адресатам по заданному маршруту. Workflow при дословном переводе означает «поток работ». Хорошо отлаженная система способна доставлять один документ в место хранения, после чего забирать из этого места следующий. Эти операции могут быть любой степени сложности, если возможно заранее обозначить все этапы выполнения перемещений конкретных объектов.

Гибридные системы

Такие системы электронного документооборота сочетают в себе элементы из обоих предыдущих видов СЭД. Система может выполнять задания по алгоритму и перемещать их по заданному курсу. Это самая сложная, но при этом наиболее эффективная система. Она позволяет обрабатывать большие объёмы информации, взаимодействовать с другими системами, вести статистику, обеспечивать защиту данных и выполнять другие прикладные функции. Система распространена в государственных структурах и крупнейших компаниях.

СЭД для совместного выполнения работы

Это наиболее «лёгкая» версия системы, позволяющая выполнять работу или создавать проекты нескольким авторам без личного контакта. В основном её используют как средство хранения и публикации документов и поисковый сервис. И также она поддерживает функции создания бесед или обсуждений, позволяет установить личный контакт или назначать встречи в сети. Является очень удобной для поиска работников организации, а также заказчиков продукции компании.

СЭД с дополнительными сервисами

Система имеет жёсткую направленность на достижение какой-либо цели, например, связи с клиентами, управление документацией, осуществление электронной почты. Такая СЭД может иметь различные уровни сложности, в зависимости от поставленной задачи. Минимальными требованиями к ней являются возможность хранения документов, автоматизация процессов и интеграция с другими системами.

Требования к СЭД

Все требования можно условно поделить на общие, предъявляемые ко всем системам, и специфические, которые нужны только для определённых категорий работ.

Функциональные

  1. Общие:
  • Система документооборотасоздание электронной документации;
  • возможность редактирования;
  • осуществление связей между несколькими документами;
  • управление информацией;
  • контроль выполнения работы;
  • анализ созданных проектов;
  • возможность распечатывания готовых текстов;
  • разрешение доступа определённому кругу работников и специалистов;
  • отправка уведомлений от системы;
  • хранение и сортировка документов;
  • поиск нужной информации.
  1. Специфические:
  • возможность обсуждения готовых работ в программе;
  • поиск по совпадениям (текстовым, смысловым, графическим);
  • комментирование текста в исходном документе при помощи выделения;
  • одновременная загрузка в систему сразу нескольких файлов;
  • быстрый доступ к интегрированной в СЭД информации;
  • автоматическая публикация заданных материалов.

Интеграционные

  1. Общие:
  • прозрачность списка пользователей системы;
  • ограничение доступа к определённым материалам и функциям отдельных групп лиц;
  • определение автора документа;
  • проверка подлинности пользователей;
  • обеспечение безопасности.
  1. Специфические:
  • проверка подлинности электронной подписи;
  • проставление печатей при выведении документа на бумажный носитель.

Осложнения при введении электронного документооборота в организации

Несмотря на все достоинства электронного документооборота перед бумажным, находятся факторы, осложняющие его введение в организацию. К таким факторам относятся следующие:

  • Электронный метод системы документооборотанизкая образованность персонала и нежелание развиваться;
  • нежелание работать с компьютером;
  • нестабильность структуры организации, вследствие чего образцы документов постоянно меняются;
  • необходимость подтверждения документов подписью и печатью;
  • потребность совмещения электронной документации с бумажной.

Несмотря на осложнения, лучше всё-таки перейти на ведение делопроизводства в электронном виде. Прогресс не стоит на месте, и бумажные носители всё менее востребованы. Идти в ногу со временем – одно из условий успешного развития организации. Для перехода стоит обратить внимание на уже существующие СЭД. Самыми впечатляющими их них являются системы электронного документооборота организации Таграс и «СЭД Практика». Они обладают высоким уровнем автоматизации и слаженности. «Практика» – это программный продукт компании «Системы документооборота», а «Таграс» принадлежит организации, по имени которой и назван.

Нет комментариев

Добавить комментарий

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.